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Spring 2024 Exhibitor Manual

March 27-31, 2024
Enercare Centre, Exhibition Place
Toronto

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An attractive and effective booth display is important to having a successful Show. Here are some things to think about when designing your booth display. Once you have mastered these, you can move on to creating your Booth Design.

Electrical

Please note that an inspector from the Electrical Safety Authority will be on-site at the Enercare Centre to inspect all exhibitor booth lighting and electrical wiring during move-in. The following regulations must be adhered to:

Electrical Appliances in Booth Display: All wiring must be done in an approved manner, acceptable to the latest edition of the Ontario Electrical Safety Code and the ESA inspector. The OESC and ESA will not accept:

  • open joints
  • joints that are taped
  • ungrounded wiring
  • improper box connectors

Any lighting or wiring that is not factory assembled must be approved by an accredited approval agency prior to move-in. A list of agencies can be found on the Electrical Safety Authority website. Exhibitors will have to place an order at exhibitor services for the in-house electricians to correct any deficient wiring, a standard hourly rate will be charged for this service. Exhibitors placing on-site orders to correct wiring that is not up to code will be worked on as soon as all pre-ordered orders are installed. It is strongly recommended that all wiring and lighting inspections and corrections be taken care of before being brought on site.
 

Electrical Products for Sale by Exhibitor: Any electrical product (eg. lamps) being sold at the show must be CSA approved for parts AND assembly. Though all lamp parts might be CSA approved, when they are assembled together to make a new electrical product, it does not assure that this item has been assembled correctly or is electrically safe. Any new electrical product requires an inspection certificate from an approved company.
 

Electrical Outlets in Booths:  Electrical power for your booth can be ordered through SHOWTECH using link below. Power and telecommunications are supplied to booths via floor ports, located every 30 ft. on centre throughout the hall.

In our experience:

  • Most exhibitors in a full booth will need a 1500 Watt, 120 Volt Duplex Outlet (E1500)
  • Most exhibitors in our special sections (5'x10' or smaller booths only) will only need a 750 Watt 120 Volt Duplex Outlet (E800)
     

The amount of electricity you will use can be calculated by multiplying the number of fixtures you have by the wattage indicated on each light. Remember to order enough wattage to accommodate extra equipment (in addition to lights) such as a dustbuster, computer, Debit/credit card machine, cell phone charger, etc.

SHOWTECH may audit each booth and bill you directly for any wattage you use above and beyond what you ordered.

If you have any questions about the power in your booth please contact SHOWTECH or visit their office at Exhibitor Services. Please do not use more wattage than you have ordered since it may cause a power shortage in your area and affect your neighbours.

To order electrical, please refer to the SHOWTECH portal linked through the Service Order Forms Page. 


Electrical Safety

The Electrical Safety Authority’s mission is to improve electrical safety for the well-being of the people of Ontario. ESA is responsible for administering specific regulations related to the Ontario Electrical Safety Code with regards to electrical product safety.

Exhibitors who are selling an electrical product (e.g. lamps) must be CSA approved for parts AND assembly. Though all lamp parts might be CSA Approved, when they are assembled together to make a new electrical product, it does not assure that this item has been assembled correctly or is electrically safe. Any new electrical product requires an inspection certificate from one of the approval companies listed on the Electrical Safety Authority Website.

Lighting

To create an intimate atmosphere, the overhead lights will be dimmed in the hall during the Show. This makes lighting one of the most critical components of your booth display. You must bring your own lighting or rent lighting from SHOWTECH using the online order form below.


Keep in mind the following when planning your lighting:

  • All fixtures must be CSA approved. Look for the sticker when you purchase your lights.
  • Lights with clamps must have ceramic or plastic sockets.
  • The use of strobe lights is strictly prohibited.

Exhibitors who are selling an electrical product (e.g. lamps) must be CSA approved for parts AND assembly. Though all lamp parts might be CSA Approved, it does not assure that this item has been assembled correctly or is electrically safe when as a new electrical product. Any new electrical product for sale requires an inspection certificate from one of the approval companies on  the Electrical Safety Authority website.

There are several options to choose from if you need to rent your lighting. Some options are clip-on types that attach to the wall of your booth while others are hung from the ceiling of the exhibit hall.  If you have questions about the light fixture options please contact SHOWTECH at info@showtech.ca. To order lighting, please refer to the SHOWTECH portal linked through the Service Order Forms Page

CEILING MOUNTED LIGHTING RENTALS

This overhead ceiling lighting option covers approximately a 10'x15' area.

 

 

WALL LIGHTING RENTALS

Wall lighting rentals clip easily onto hard walls. Note, these lights cannot be clamped onto the drapery cross-bars.

 

 

Flooring

Exhibitors (except those in Rising Stars) have the option to bring in their own floor covering to the show. The exhibit hall in the Enercare Centre has a cement floor with electrical ports in it. You may bring carpet or another type of floor covering that is securely taped down to the concrete with carpet tape under the carpet so that your customers will not trip on it. The Fire & Safety Inspector will be checking for this.

Floor covering must NOT be adhered to the show floor using masking tape, clear packaging tape or plastic or duct tape. It is recommended that exhibitors use Scapa Tapes’ carpet tape which is a high-adhesion double-sided cloth tape commonly used at trade shows. it leaves almost no residue upon removal.  Tape should be laid under the carpet so that it is not visible.

Any flooring with a height of 3/8" or greater will require a transition strip (pictured below). 


Tape can be ordered from:

National Hardware Sales Ltd.
item: Scapa #174

Pillar Tapes Ltd.
Tel. 416-665-4646

All tape must be completely removed by the exhibitor during move-out.

If you need to rent carpet Stronco Show Services has a number of colours available for this purpose. If you choose to do so, please order through Stronco's online portal linked below.

TIP: If you are using carpet, use an underlay as well. The cement floor is unforgiving and your back and legs will thank you! To order flooring, please refer to the Stronco portal linked through the Service Order Forms Page.

Transition Strip 

Floor ports - electrical and telecommunication cables are run through here.

Scapa #174

Ceiling

Exhibitors who wish to have a ceiling in their both must first obtain permission from show management as a building permit may be required.

Once permission has been granted, exhibitors with ceilings must adhere to the following:

  • A covered roof/ceiling will require the material, whether fabric or a hard surface, be fire treated. (Green Dolphin provides a variety of fire treatment services).
  • The fire treatment must be done before exhibitor move-in.
  • Exhibitor must provide proof of fire treatment to show management before show opening.
  • Exhibitor must provide their own 5 lbs. ABC fire extinguisher that is visible and accessible always during the show. Booth staff must be trained on its use by completing this online course: canadasafetycouncil.org/product/fire-safety/.

Sampling/Selling Requirements for Flavours Exhibitors

Visit the Flavours Page for more information. 

Furniture

If you would like to rent hard walls, tables, display counters or other materials for your booth display, this can be done using the online order forms from our show decorator, Stronco. They will also have an order desk onsite should you need to make arrangements when you arrive. To order furniture, please refer to the Stronco portal linked through the Service Order Forms Page.


Hard Walls

If you would like to rent hard walls as a backdrop for your booth, you can do so through Stronco Show Services. If you choose to do so, please order through Stronco's online portal linked below. To order hard walls, please refer to the Stronco portal linked through the Service Order Forms Page.


Exhibitor Insurance

Informa Canada Inc. will not be responsible for any injury, damage or theft occurring on the way to or from the shows or while onsite. Exhibitors must secure adequate insurance coverage, protecting themselves and all exhibit material from damage or theft.

Liability insurance is required as part of your contract. You are responsible for any loss or damage occurring at your booth. Please see Clause 5 of Schedule A in your contract for further details. If you do not already have liability insurance, a minimum policy of $5,000,000.00, per occurrence is recommended. Call your insurance company to become insured for the duration of the Show. You must list Informa Canada Inc. and Enercare Centre as additionally insured.

It is NOT necessary to send the One Of A Kind Show a copy of your insurance, but we recommend that you bring a copy to the show for yourself.

Duuo Insurance

Duuo is the preferred insurance provider at this year’s event. Duuo provides coverage for the days you’ll be exhibiting without any service fees or the need to speak with a broker. To access the on-demand platform where you can purchase your vendor insurance in minutes at an exclusive preferred rate: click here

Accessibility

The Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA)

AODA should be considered both in terms of your booth design and your customer service plan. Keep in mind that disabilities aren’t always visible, and we can’t always tell who has a disability. For example, disabilities can include vision disabilities, deafness or being hard of hearing and intellectual and mental health disabilities. Think about how you can give people with disabilities the same opportunity to access your goods and services, and in a manner like that of other customers. Consider how you will communicate with a person with a disability in a way that considers their disability.

You can learn more about AODA by visiting the Accessibility Services Canada website.

Wi-Fi

The Enercare Centre offers complimentary Wi-Fi service available to all exhibitors and guests. Exhibition Place has provided the following guidelines regarding this new service:


Where WIFI is appropriate:

Free unlimited wireless internet is available throughout the Enercare Centre; inclusive of Exhibit Halls, Meeting Spaces, and Common Areas such as lobbies.

Users can access the complimentary network by connecting to the (!ExPlaceWiFi) network on their device. You will not be prompted for a password nor meet a splash page, you will receive a direct connection to the internet.

The system will be compatible with any 5GHZ WIFI enabled device (eg; laptops, cellphones, and other general technology devices). Any device manufactured within the last 6-7 years and many beyond this support the technology.

Stakeholders with older devices that operate on the 2.4GHZ spectrum are not supported and users are encouraged to upgrade to a 5GHZ based device.

WIFI is a complimenting technology to cellular data; great for web browsing, email, social media, and web based basic streaming services (eg; youtube).


Where WIFI is not appropriate:

Users with critical data needs such as servers, remote access, or high volume point of sales transactions are encouraged to purchase a hardwired internet service.

Business meetings that require live to air streaming or playback for presentations such as seminars, broadcast, virtual meetings, etc should purchase a hardwired internet service.

Exhibitors demonstrating technology products with IOT capabilities (eg; smart technology integrations) or that require their own network for communication should purchase a custom solution for internet service through Exhibition Place.

 

Being a good neighbour:

WIFI operates over a shared medium, ‘the airspace’. A clear airspace (i.e. minimal interference and low noise for example) will result in happy healthy connections for end users.

Devices brought into the building that cause interference include; personal routers, tethering devices, hotspots, and similar devices provided by telecom companies (Rogers Rocket Stick, Bell Link Key, Telus Smart Hub)

The venue or event organizer reserve the right to request these devices be disabled should they cause interference with other users' ability to enjoy the complimentary wireless provided by the venue.


If you would like hardwired internet connection installed in your booth, please complete the appropriate order form from the Enercare Centre. To order internet installation, please refer to the Enercare Centre exhibitor services portal linked through the Service Order Forms Page.

Pipe & Drape

Your booth includes pipe and white drapes that act as a divider between you and your neighbours. The pipe and drapes are 8 ft high. You may bring fabric to add to the drape, using Velcro, “s” hooks, or pins. Alternatively, you may order extra pipe from Stronco or you may install a hard wall system as a backdrop (preferred). We highly recommend you do NOT use the white drape as your background. 

NOTE: The use of grid systems for your booth structure is prohibited.

SPECIAL SECTIONS: There is no pipe and drape in the Rising Stars. Rising Stars must bring their own freestanding display structure.

If you need an extra cross-bar for your booth (for example, to run across the top of the front of your booth to clamp lights to) you can order it from Stronco Show Services. Please order through Stronco's online portal linked below. To order additional pipe & drape, please refer to the Stronco portal linked through the Service Order Forms Page

Dimensions

Keep in mind when designing your booth that your entire display must fit within the confines of the booth size for which you have been contracted. This includes tables, chairs, merchandise, signage, you and your staff, etc. Due to the pipe and drape construction, the internal dimensions of your booth space are slightly reduced (the pipe diameter is approximately 1 ½”). Please keep in mind the actual dimensions - especially if you are bringing your own hard wall system.

HEIGHT: Your booth display must also be no taller than the standard 8-foot height of the booth walls or pipe and drape--no exceptions!

Actual Booth Dimensions

Contracted Size           Actual Size

5 x 10                        4'-8" deep x 9'-8" wide

5 x 15                        4'-8" deep x 14'-8" wide

5 x 20                        4'-8" deep x 19'-8" wide

10 x 10                      9'-8" deep x 9'-8" wide

10 x 15                      9'-8" deep x 14'-8" wide

10 x 20                      9'-8" deep x 19'-8" wide

Booth With Pipe & Drape

Staying Within the Borders of Your Booth

It is important that you do not extend your display into your neighbour’s space or the aisles.  If you exceed your booth size, you will be asked to change your display so that it fits within the proper dimensions, or you will be invoiced for the extra space. Also, chairs must be placed INSIDE your booth or you will be asked to remove them.

New clause this year to give some clarity for your booth planning: "No display may be arranged so that an exhibitor must stand in the aisle to conduct business."  

Contracted Space

Signage

A booth number sign will be provided during move-in so that customers may easily locate your booth. Please refrain from moving, removing or altering (including the addition of stickers or QR codes) the booth number sign, as customers require it to locate your booth easily. The booth number signs will be collected at show closing. These booth number signs will be reused at other shows, so we ask that you treat it with care.

 Booth numbers will be available closer to the show. You will receive an Artisan Newsletter with full instructions for finding yours once they are live, however your booth number will only be released once you are paid in full and have updated your Artisan Profile.

Please note that “Discount”, “Sale”, and “No HST” signs are strictly prohibited, as are handwritten signs. You will be asked to remove any signs of this nature from your display. Any sign that is part of your display must be within the confines of your contracted space and must not obstruct other booths or come out into the aisles. If this happens, you will be asked to remove or reposition your signage.  Flag banner pop-up signs are also prohibited on the show floor.

If you require additional signage printed for your booth, Stronco Show Services provides sign printing services in a variety of sizes and materials. Please order through Stronco's online portal linked below. To order additional signage, please refer to the Stronco portal linked through the Service Order Forms Page

Compliance

Our show floor manager will be monitoring the show floor during move-in and throughout the show to enforce these regulations, so avoid stress at the show by ensuring you comply.

Une présentation attrayante et efficace est d’une importance capitale pour une présence réussie au salon. En concevant votre kiosque, vous devez d’abord tenir compte des facteurs suivants. Vous pourrez ensuite passer à la conception de votre kiosque.

Électricité

Veuillez noter qu’un inspecteur de l’Electrical Safety Authority sera présent au Enercare Centre pour inspecter l’éclairage et l’alimentation électrique de tous les exposants pendant l’installation. La réglementation suivante doit être respectée :

Appareils électriques dans le kiosque Le câblage électrique doit être réalisé selon les normes de la dernière édition du Code de sécurité des installations électriques de l’Ontario et être acceptable selon l’inspecteur de l’ESA. Le Code et l’ESA n’acceptent pas :

  • les joints ouverts
  • les joints scellés à l’aide d’un ruban
  • les câbles non mis à la terre
  • les connecteurs de boîtes inappropriés

Les luminaires et le câblage qui n’ont pas été assemblés à l’usine doivent être certifiés par un organisme d’homologation reconnu avant votre arrivée au salon. Vous pouvez consulter la liste d’organismes reconnus sur le site Web de l’Electrical Safety Authority. L’exposant qui souhaite corriger un câblage inadéquat devra présenter une demande aux services aux exposants. Ce recours à un électricien à l’interne sera facturé au tarif horaire standard. L’exposant qui demande sur place qu’un technicien corrige un câblage qui ne répond pas aux normes devra attendre la fin de l’installation des commandes passées d’avance. Nous recommandons fortement de faire réaliser toutes les inspections et les corrections liées au câblage et à l’éclairage avant l’arrivée sur le site.

Vente de produits électriques : Tout produit électrique (p. ex., lampes) mis en vente par un exposant doit être homologué par la CSA, et ce, pour les pièces ET l’assemblage. Il ne va pas de soi que l’assemblage de pièces homologuées par la CSA pour créer un nouvel appareil électrique a été réalisé correctement et que l’appareil qui en est issu est sécuritaire. Pour un nouvel appareil, il faut donc obtenir un certificat d’inspection délivré par une société autorisée.

Prises de courant dans les kiosques : Les exposants qui souhaitent alimenter leur kiosque en électricité peuvent passer une commande auprès de SHOWTECH à l’aide du lien ci-dessous. L’électricité et les lignes téléphoniques sont acheminées aux kiosques grâce à des prises situées sur le plancher du hall, à tous les 9 m (30 pi).

D’après notre expérience :

  • La plupart des exposants qui ont un kiosque complet auront besoin de la prise « 1500 WATT, 120 VOLT Duplex Outlet (E1500) ».
  • La plupart des exposants dans nos sections spéciales (kiosques de 1,5 m x 3 m [5 pi x 10 pi] ou moins seulement) auront besoin de la prise « 750 WATT, 120 VOLT Duplex Outlet (E800) ».

Pour estimer votre consommation en électricité, multipliez le nombre de luminaires par la puissance en watts indiquée sur chacun d’entre eux. Commandez assez de courant pour alimenter tous vos appareils électriques : aspirateur portatif, ordinateur, terminal de carte de crédit/débit, chargeur de téléphone cellulaire, etc.

SHOWTECH peut effectuer une vérification de votre consommation et vous facturer tout excédent d’électricité.

Pour toute question sur le courant pour votre kiosque, veuillez communiquer avec SHOWTECH ou passer à son bureau situé aux Services aux exposants. Ne consommez pas plus de courant que vous n’en commandez. La surconsommation peut entraîner une pénurie de courant dans votre secteur et nuire à vos voisins.

Formulaire de commande de courant
Date limite pour la réservation anticipée : Lundi 6 mars 2023

Sécurité électrique

La mission de l’Electrical Safety Authority est d’assurer le bien-être des Ontariens en améliorant la sécurité en électricité. L’ESA est chargée d’appliquer les règlements du Code de sécurité des installations électriques de l’Ontario qui traitent notamment de la sécurité de produits électriques.

Tout produit électrique (p. ex., lampes), y compris les pièces ET l’assemblage, mis en vente par un exposant doit être homologué par la CSA. Il ne va pas de soi que l’assemblage de pièces homologuées par la CSA pour créer un nouvel appareil électrique a été réalisé correctement et que l’appareil qui en est issu est sécuritaire. Tout nouvel appareil électrique doit être doté d’un certificat d’inspection délivré par l’une des entreprises inscrites sur le site Web de l’Electrical Safety Authority

Revêtement de sol

Les exposants (sauf ceux de la section Rising Stars) ont la possibilité d’apporter leur propre revêtement de sol au salon. Le plancher de l’Enercare Centre est fait de béton et est parsemé de prises de courant. Vous pouvez apporter un tapis ou tout autre revêtement à fixer au béton à l’aide de ruban adhésif pour éviter que les clients trébuchent. Les inspecteurs de sécurité et de sécurité incendie passeront pour en faire la vérification.

Il est INTERDIT de coller un revêtement au plancher à l’aide de ruban masque, de ruban d’emballage transparent ou de ruban adhésif en toile ou en plastique. Nous recommandons le ruban de renfort de Scapa Tapes. Ruban en tissu double face à haute adhésion, il est largement utilisé dans les salons professionnels et ne laisse aucun résidu ou presque. Le ruban adhésif doit être placé sous le tapis de manière à ce qu’il ne soit pas visible.

Tout revêtement de 0,95 cm (3/8 po) ou plus de hauteur requiert une bande de transition.


Vous pouvez vous procurer le ruban à l’endroit suivant :

National Hardware Sales Ltd.
Article : Scapa no 174

Pillar Tapes Ltd.
Tél. : 416-665-4646

En démontant son kiosque, l’exposant doit enlever toute trace de ruban adhésif.

Si vous souhaitez louer un tapis, sachez que Stronco propose différentes couleurs. Pour profiter de son offre, veuillez passer une commande sur le portail en ligne de Stronco, en cliquant sur le lien ci-dessous.

CONSEIL : Si vous posez un tapis, posez aussi une thibaude. Le plancher en ciment est dur; une thibaude vous évitera d’avoir mal au dos et aux jambes!

Formulaire de commande de revêtement
Code du salon : 514664965
Date limite pour la réservation anticipée : Lundi le 6 mars 2023 

Prises sur le plancher : les câbles pour l’électricité et les télécommunications passent par ici.

Scapa no 174

Plafond

Les exposants qui souhaitent avoir un plafond dans leur kiosque doivent d’abord obtenir la permission de la direction du salon, puisqu’un permis pourrait être nécessaire.

Une fois l’autorisation accordée, les exposants disposant d’un plafond doivent respecter les consignes suivantes :

  • Tout plafond recouvert devra être fait d’un matériau (souple ou rigide) ignifugé. (Green Dolphin propose un vaste éventail de services de traitement);
  • L’ignifugation doit être réalisée avant l’installation du kiosque de l’exposant;
  • L’exposant doit fournir à la direction une preuve d’ignifugation avant l’ouverture du salon;
  • L’exposant doit fournir son propre extincteur d’incendie ABC de 2,3 kg (5 lb), bien visible et accessible en tout temps pendant l’événement. Le personnel du kiosque doit suivre cette formation en ligne (en anglais seulement), afin de bien savoir comment l’utiliser : canadasafetycouncil.org/product/fire-safety/.

Lignes directrices pour la vente et la dégustation de produits alimentaires

Tous les exposants qui participent à Flavours (ou à l’échantillonnage des commanditaires) doivent remplir des formulaires de fournisseurs pour Toronto Public Health et OVG.  

Formulaire de fournisseur en santé publique de Toronto *OBLIGATOIRE* 
Veuillez utiliser ce lien et votre formulaire de santé sera envoyé directement à Santé publique Toronto.
Date limite : le vendredi 17 mars 2023

OVG Food Sales Agreement *OBLIGATOIRE*
Veuillez télécharger ce formulaire et l’envoyer par courriel à Geoffrey Demoraes - Geoffrey.Demoraes@oakviewgroup.com
Date limite : le vendredi 17 mars 2023

Mobilier

Pour louer des planches murales, des tables, des présentoirs ou tout autre matériel pour votre kiosque, utilisez les formulaires de commande en ligne ci-joints de Stronco, le décorateur du salon. Vous pouvez également vous adresser au poste de service de Stronco sur place si, à votre arrivée au salon, vous constatez que vous avez besoin de matériel.

Formulaire de commande de mobilier
Code du salon : 514664965
Date limite pour la réservation anticipée : Lundi le 6 mars 2023

Planches murales

Pour louer des planches murales à installer au fond de votre kiosque, vous pouvez faire appel à Stronco. Pour profiter de son offre, veuillez passer une commande sur le portail en ligne de Stronco, en cliquant sur le lien ci-dessous.

Formulaire de commande de planches murales
Code du salon : 514664965
Date limite pour la réservation anticipée : Lundi le 6 mars 2023

Assurance

Informa Canada Inc. n’est pas responsable des dommages, des blessures, des pertes ou des vols qui surviennent en transit à destination ou en provenance du salon ou encore à l’Enercare Centre. Les exposants doivent souscrire une assurance pour se protéger contre de tels risques.

Une police d’assurance responsabilité civile est obligatoire dans le cadre de votre contrat. Vous êtes responsable de toute perte ou de tout dommage survenant à votre kiosque. Veuillez vous reporter à l’article 5 de l’annexe A de votre contrat pour en savoir plus. Si vous n’avez pas déjà d’assurance responsabilité civile, nous vous conseillons de vous procurer une police d’un minimum de 5 000 000 $ par événement. Pour vous assurer pour la durée du salon, veuillez communiquer avec votre courtier. N’oubliez pas de désigner Informa Canada Inc. et l’Enercare Centre comme assurés supplémentaires.

Il n’est PAS nécessaire de nous faire parvenir une copie de votre police d’assurance, mais nous vous conseillons d’en apporter une au salon.

Duuo Insurance

Duuo est le fournisseur d’assurance de premier choix de l’événement de cette année. Duuo fournit une couverture pour les jours durant lesquels vous exposerez, sans que vous ayez à payer de frais de service ou à parler à un courtier. Pour accéder à la plateforme sur demande, où il vous sera possible de vous procurer une assurance pour fournisseur en quelques minutes à un tarif préférentiel exclusif, rendez-vous à l’adresse : Cliquez ici



Accessibilité

Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO)

Vous devez tenir compte des exigences de la LAPHO tant du point de vue de la conception de votre kiosque que de votre plan de service à la clientèle. N’oubliez pas que les handicaps ne sont pas toujours visibles, et qu’il n’est pas toujours possible de dire qui en souffre. Par exemple, il pourrait s’agir de déficience visuelle, de surdité ou de problèmes d’audition, de déficiences intellectuelles ou de problèmes de santé mentale. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez donner aux personnes handicapées le même accès à vos produits et services, d’une manière comparable à l’accès dont profitent vos autres clients. Déterminez également quelques façons efficaces de communiquer avec une personne handicapée d’une manière adaptée à son handicap.

Pour en savoir plus sur la LAPHO, consultez le site Web d’Accessibility Services Canada (en anglais seulement).

Internet et téléphonie

NOUVEAU cette année : l’Enercare Centre offre maintenant à tous les exposants et visiteurs un accès gratuit au réseau Wi-Fi. Voici les lignes directrices fournies par l’Exhibition Place :

Situations où l’utilisation de la connexion Wi-Fi est appropriée :

Un accès sans-fil illimité à Internet est offert dans tout l’Enercare Centre, y compris dans les halls d’exposition, les lieux de rencontre et les aires communes, comme les halls d’entrée.

Les personnes qui souhaitent utiliser le réseau sans frais doivent se connecter au réseau (!ExPlaceWiFi) sur leur appareil. Aucun mot de passe ne sera demandé et aucune page de garde n’apparaîtra. Vous serez automatiquement connecté à Internet.

Le système est compatible avec tous les appareils ayant accès à une connexion Wi-Fi de 5 GHz (comme les ordinateurs portables, les téléphones et les autres appareils de base). Tous les appareils fabriqués au cours des 6 à 7 dernières années, ainsi que plusieurs autres, utilisent cette technologie.

Les appareils fonctionnant avec une connexion Wi-Fi de 2,4 GHz ne sont pas compatibles. Nous vous encourageons donc à utiliser un appareil utilisant une connexion de 5 GHz.

La connexion Wi-Fi est une technologie complémentaire aux données cellulaires. Elle est idéale pour la navigation sur le Web, les courriels, les médias sociaux et les services de lecture en continu de base (comme YouTube).


Situations où l’utilisation de la connexion Wi-Fi n’est pas appropriée :

Nous encourageons les personnes ayant des besoins importants en matière de données, comme celles qui utilisent des serveurs, accèdent à des fichiers à distance ou réalisent de nombreuses transactions importantes sur leurs points de vente, à se procurer un accès câblé à Internet.

Les personnes qui utilisent la diffusion en direct ou différée pour des séminaires, des présentations, des réunions d’affaires virtuelles, etc. doivent se procurer un accès câblé à Internet.

Les exposants qui présentent des produits technologiques intégrant l’Internet des objets (p. ex. les produits avec des technologies intelligentes) ou qui ont besoin de leur propre réseau pour communiquer doivent se procurer une solution sur mesure auprès de l’Exhibition Place.


Pour être un bon voisin :

N’oubliez pas que le Wi-Fi est partagé. Lorsque le réseau n’est pas engorgé (car il y a peu d’interférences et de bruit, par exemple), la connexion de tous les usagers est plus agréable.

Les routeurs personnels, les dispositifs de partage de connexion et les autres appareils de même type fournis par une entreprise de télécommunications (clés Internet de Rogers, LinkKey de Bell, Terminal intelligent de Telus) sont des appareils qui causent de l’interférence sur le réseau.

Le centre d’exposition et l’organisateur de l’événement se réservent le droit de demander à ce que ces appareils soient désactivés s’ils causent de l’interférence avec la capacité des autres utilisateurs de profiter de la connexion sans fil gratuite qui leur est offerte.



Si vous souhaitez qu’une connexion à Internet ou qu’un téléphone soit installé dans votre kiosque, veuillez remplir le formulaire de l’Enercare Centre ci-dessous. Veuillez noter que la réception peut s’avérer problématique pour les téléphones cellulaires à l’intérieur de l’édifice. Malheureusement, les exposants ne seront pas autorisés à utiliser les téléphones du bureau du salon.


Formulaire de commande de câblage électrique ou téléphonique
Date limite pour la réservation anticipée : lundi le 13 mars 2023 

Éclairage

Afin de créer une ambiance intime et décontractée, les plafonniers du hall d’exposition seront tamisés pendant le salon. L’éclairage est donc un élément primordial de la présentation de votre kiosque. Vous devez impérativement apporter vos propres luminaires ou en louer auprès de SHOWTECH à l’aide du formulaire de commande en ligne ci-dessous.


Notez bien que :

Tout luminaire doit être homologué par la CSA. Cherchez l’étiquette de la CSA au moment de l’achat.

Toute lampe à pince doit être munie d’une douille en plastique ou en céramique.

Les lampes stroboscopiques sont strictement interdites.

Tout produit électrique (p. ex., lampes), y compris les pièces ET l’assemblage, mis en vente par un exposant doit être homologué par la CSA. Il ne va pas de soi que l’assemblage de pièces homologuées par la CSA a été réalisé correctement et que l’appareil qui en est issu est sécuritaire. Tout nouvel appareil électrique destiné à la vente doit être doté d’un certificat d’inspection délivré par l’une des entreprises inscrites sur le site Web de l’Electrical Safety Authority

Si vous souhaitez louer un dispositif d’éclairage, plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez choisir entre des modèles à pince à accrocher aux murs de votre kiosque ou des modèles à suspendre au plafond du hall d’exposition. Pour toute question sur les options d’éclairage qui s’offrent à vous, communiquez avec SHOWTECH à l’adresse info@showtech.ca.

Formulaire de commande d’éclairage
Date limite pour la réservation anticipée : Lundi 6 mars 2023


LOCATION DE LAMPES SUSPENDUES


Les lampes suspendues permettent d’éclairer une zone d’environ 3 m x 4,5 m (10 pi x 15 pi).

 

 

LOCATION DE LAMPES MURALES

Les lampes louées peuvent se fixer facilement aux planches murales. Remarque : ces lampes ne peuvent pas être fixées sur les rideaux et les barres transversales.

 

 

Tuyaux et rideaux

Des tuyaux et des rideaux blancs de 8 pi de hauteur séparent votre kiosque des kiosques voisins. Vous pouvez y ajouter du tissu (à l’aide de Velcro, de crochets en S, d’épingles ou de tuyaux supplémentaires commandés chez Stronco) ou encore installer des planches murales (méthode préférée). Nous vous conseillons vivement de NE PAS utiliser les rideaux blancs comme toile de fond.

NOTE : L’utilisation d’un système de type « grille » pour votre kiosque est strictement interdite.

SECTIONS SPÉCIALES : La structure en tuyaux et rideaux n’est pas utilisée dans la section Rising Stars. Les exposants de la section Rising Stars doivent fournir leur propre structure de présentation autoportante.

Les exposants qui souhaitent avoir une barre transversale supplémentaire pour leur kiosque (par exemple pour accrocher des luminaires à l’avant de leur kiosque) peuvent en commander auprès de Stronco. Pour ce faire, veuillez utiliser le lien ci-dessous, qui vous dirigera vers le portail en ligne de Stronco.


Formulaire de commande pour l’ajout de tuyaux et de rideaux
Code du salon : 514664965
Date limite pour la réservation anticipée : Lundi le 6 2023

DIMENSIONS

Souvenez-vous que l’ensemble de la présentation de votre kiosque doit impérativement rentrer dans les limites du kiosque telles qu’établies dans votre contrat. Cela comprend les tables, les chaises, les stocks, l’affichage, vous, vos employés, etc. En raison des tuyaux (d’un diamètre d’environ 1 ½ po) et des rideaux, les dimensions intérieures du kiosque sont légèrement réduites. Veuillez donc tenir compte des dimensions intérieures réelles, surtout si vous utilisez vos propres planches murales.

HAUTEUR : Votre présentation ne doit pas non plus dépasser la hauteur standard de la structure du kiosque ou des tuyaux (8 pi). Aucune exception ne sera tolérée!


Dimensions intérieures réelles

Dimensions stipulées dans le contrat Dimensions réelles

5 x 10 4 pi 8 po sur 9 pi 8 po

5 x 15 4 pi 8 po sur 14 pi 8 po

5 x 20 4 pi 8 po sur 19 pi 8 po

10 x 10 9 pi 8 po sur 9 pi 8 po

10 x 15 9 pi 8 po sur 14 pi 8 po

10 x 20 9 pi 8 po sur 19 pi 8 po

Kiosque avec tuyaux et rideaux

Respect des limites du kiosque

Il est important de ne pas empiéter sur l’espace attribué à votre voisin ni sur les allées. Si votre kiosque dépasse les limites établies dans votre contrat, nous vous demanderons de le réaménager pour qu’il respecte les dimensions prévues et/ou l’excédent d’espace vous sera facturé. Vos chaises doivent rester À L’INTÉRIEUR de votre kiosque; nous vous demanderons de les enlever de tout autre endroit.


Nouvelle clause cette année pour vous aider à planifier votre kiosque : « Aucun étalage ne doit être disposé de telle sorte qu’un exposant doive se tenir dans l’allée pour mener ses affaires. »

Espace prévu au contrat

Signalisation

ENSEIGNES

Un panneau portant le numéro de votre kiosque y sera installé pendant le montage pour permettre à vos clients de vous repérer plus facilement. Veuillez ne pas le déplacer, l’enlever ou le modifier (y compris l’ajout d’autocollants ou de codes QR). Prenez-en soin, car nous devons le réutiliser et irons le chercher pendant le démontage.

Les numéros de kiosque seront attribués à l’approche du salon. Vous recevrez un bulletin des artisans qui contiendra toutes les informations nécessaires pour connaître le vôtre. Votre numéro de kiosque sera seulement accessible lorsque le paiement complet aura été effectué et que votre profil d’artisan sera à jour.

Les affiches portant les mentions « Discount », « Sale », « No HST », etc. et les affiches manuscrites sont formellement interdites. Nous exigerons que toute affiche de ce type soit enlevée. Aucune affiche ne doit dépasser les limites d’espace établies dans votre contrat, obstruer d’autres kiosques ou encore empiéter sur les allées. Nous exigerons que toute affiche de ce type soit enlevée ou déplacée. Les drapeaux publicitaires sont aussi interdits dans l’espace du salon.

Si vous avez besoin d’imprimer d’autres affiches pour votre kiosque, sachez que Stronco offre des services d’impression sur des matériaux variés et en différents formats. Pour ce faire, veuillez utiliser le lien ci-dessous, qui vous dirigera vers le portail en ligne de Stronco.


Formulaire de commande d’affiches supplémentaires
Code du salon : 514664965
Date limite pour la réservation anticipée : Lundi le 6 mars 2023

Notre gestionnaire sur les lieux fera une tournée des kiosques pendant l’installation et tout au long du salon pour veiller au respect de ce règlement. Pour éviter le stress, assurez-vous de bien vous y conformer.