ooak Exhibitor Manual - Spring

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Spring 2024 Exhibitor Manual

March 27-31, 2024
Enercare Centre, Exhibition Place

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Booth Sales Guidelines

  • Exhibitors and their staff may not solicit from the aisles. 
  • Sales are not allowed during set-up, tear-down or outside show hours. 
  • All demonstrations and distribution of promotional materials must be confined to your contracted booth space. 
  • Exhibits including the operation of musical equipment, radios, sound or motion picture equipment, public address systems or any noise-making devices will not be permitted without written approval from Show Management. 

Contact the Exhibitor Relations Team in writing at admin@oneofakindshow.com if you have any questions.

Food & Beverage Sampling/Selling Requirements (Including Flavours Exhibitors)

Visit the Flavours Page for more information. 

Gift Basket and Bundled Policy

We would like to remind exhibitors at the One Of A Kind Show that the main focus of the show is to showcase the exhibitors and their work. We believe gift baskets make excellent gift ideas; however, at the show, we want the gift baskets to feature exhibitor product. For this reason, we have compiled a list of requirements for any exhibitor who would like to sell gift baskets at the show.

  • The container can be any material, however we would prefer that you support the fellow artisans and use product from other exhibitors in the show.
  • One additional item may be included in the gift basket that is not your product. This item must be supplied from an exhibitor at the show, if available. For example, if you would like to include a ceramic dish, it must be from an exhibitor at the show.
    • Where an item provides value or is necessary to the use of your product and cannot be procured from an exhibitor of the One Of A Kind Show, you may include the artisanal product even if that artisan is not in the show. This should be limited to 1 in quantity and should add value for the purchaser or be required for the use of your product. This additional product should only be sold within your gift basket and not on its own.
    • Any other included item/tool/accessory which is not artisanal in origin is limited to 1 in quantity. It must be instrumental to the use of the product. This item/tool/accessory cannot be sold on its own. The intention is this item/tool/ accessory be included to add value for the purchaser or is required for the use of your product. The value of this accessory should not be higher than that of the object of the artisanal product(s) in the gift basket.
  • If you are a part of the Flavours category and you would like to include other food products in your gift basket, they must be from another exhibitor at the show, whenever available. If not possible to procure those items from an exhibitor at the show you may include one additional artisanal product provided the item is limited to 1 in quantity and its value does not exceed the value of your product(s).

All bundled products/gift baskets need to be submitted for approval via the New Products Submission form by the February 28, 2024 Deadline.

Submit your Gift Baskets by the deadline to be considered for inclusion in the upcoming show. 

Please be aware our team may be positioning gift baskets as an option to our corporate contacts for seasonal giving. Updates and details to be provided once confirmed.

HST (Harmonized Sales Tax)

If your business has made over $30,000 over four consecutive quarters, you are required to collect and remit 13% HST of the selling price of your products. To collect HST, you must be registered with the government.

If you do not have an HST number, you can register for one by visiting the Canada Revenue Agency website..

Residents of other provinces can call 1-800-959-5525, if they have any questions regarding collecting taxes.

Please Note:

  • You must have your HST number available, should the customer or a tax official request to see it.
  • While some of you may be HST exempt, signs declaring "NO HST" are NOT permitted.
  • The requirements for charging HST can be confusing to consumers, who may not know that different rules can apply. If this is something you are concerned about, we suggest that you prepare a small sign or one-liner that shares why you do or do not charge HST.

Shopping Bags

If you wish to order and customize additional shopping bags for your own company, contact the suppliers listed below for more information (each of these suppliers provide reusable packaging options). Keep in mind exhibitors must comply with Canada's Single-Use Prohibition Regulations (SUPPR) which prohibits selling or giving away for free single-use plastic shopping bags. 

Progress LUV2PAK 
(not open to the public; you must bring your business license and vendor permit where applicable.)
20 Tangiers Rd., Toronto, ON
Tel. 416-638-1221 or 1-888-588-2725

Creative Bag
1100 Lodestar Rd., Unit 1, Toronto, ON
Tel. 416-631-6444 or 1-800-263-1418

Upholstered & Stuffed Product

If you are a vendor of upholstered and stuffed articles (pillows and stuffed toys etc.) certain government regulations apply to you.

As of July 1, 2019, the Government of Ontario approved the revocation of the Upholstered and Stuffed Articles regulation under the Technical Standards and Safety Act, 2000. This means that The Upholstered and Stuffed Articles Program for Home Hobby/Craft Operators application no longer exists. However, upholstered and stuffed articles sold in Ontario continue to be subject to applicable federal legislation including the Canada Consumer Product Safety Act and the Textile Labelling Act. Ensure you are compliant by visiting this website for more information: https://www.tssa.org/en/upholstered-stuffed-articles/upholstered-and-stuffed-articles.aspx

Credit/Debit Machines

The following systems are favoured by exhibitors:

Moneris: moneris.com
Square:  squareup.com/ca

Need Square Support during OOAK?

There are a few things you can do to get the Square support answers you need during OOAK. Before you start the show, make sure you are running the most current version of the Square app. To help you during the show, here are a few things you can do to get support:

Click here for more information about the Square Reader for contactless chip and pin.

Inclusive Language

Consider using inclusive language when greeting shoppers in your booth. You can follow this guide from https://www.tonilatour.com/hello-there/

Lignes directrices pour la vente au kiosque

  • Veuillez ne pas solliciter de ventes dans les allées.
  • La vente est formellement interdite pendant le montage et le démontage et en dehors des heures d’ouverture.
  • Les démonstrations et la distribution de matériel promotionnel ne doivent avoir lieu que dans les limites de votre kiosque.
  • Sauf autorisation écrite de la part de la direction du salon, les installations de musique, les radios, les films sonores, les haut-parleurs, et les appareils générateurs de bruit sont interdits.

Pour toute question, veuillez communiquer avec Valerie Roy à l’adresse admin@oneofakindshow.com.

Lignes directrices pour la vente et la dégustation de produits alimentaires

Tout exposant de la section Flavours (et tout exposant ayant reçu une autorisation) qui donne à déguster des échantillons de produits alimentaires et/ou en vend au salon One Of A Kind doit remplir et envoyer les documents suivants :

1. OVG Hospitality – « Demande d’autorisation pour la distribution d’échantillons d’aliments et/ou de boissons »

Selon les règlements de l’Enercare Centre et d’OVG Hospitality (anciennement Spectra), la nourriture ne peut être vendue que pour la consommation à domicile; elle ne doit pas être offerte pour la consommation immédiate. Si vous estimez que vos produits alimentaires pourraient ne pas être conformes à cette règle, envisagez les éléments suivants lors de leur vente :

  • Ne fournissez pas d’ustensiles avec les produits vendus.
  • L’emballage doit clairement indiquer qu’il s’agit d’un cadeau ou qu’il doit être consommé à la maison; il doit donc être scellé, contenir de multiples portions, etc.
  • N’aidez pas les visiteurs à ouvrir les emballages des produits qu’ils viennent tout juste d’acheter.
  • Les plastiques à usage unique ne sont pas autorisés; tous les articles de service doivent être biodégradables.

L’exposant qui veut vendre des produits ou en faire déguster dans des formats non conformes doit demander l’autorisation préalable d’OVG Hospitality en contactant Geoffrey Demoraes : Geoffrey.Demoraes@oakviewgroup.com.

La date limite pour l’envoi de la « demande d’autorisation pour la distribution d’échantillons d’aliments et/ou de boissons » et de la copie de votre certificat d’assurance est le vendredi 17 mars 2023.

2. Formulaire de Toronto Public Health pour les fournisseurs participant à des évènements spéciaux

Il est attendu que les exposants de la section Flavours du salon respectent les règlements établis par Toronto Public Health sur la manipulation sécuritaire d’aliments.

Tous les fournisseurs doivent envoyer le formulaire de TPH d’ici le vendredi 17 mars 2023. Toute personne vendant des aliments doit aussi consulter la page de TPH sur la sécurité alimentaire lors d’évènements spéciaux.

IMPORTANT : Tous les règlements de TPH seront mis en application. Vous trouverez ci-dessous quelques règlements plus difficiles à appliquer une fois sur les lieux.

  • Les exposants sont responsables de fournir leur propre station temporaire de lavage des mains. Celle-ci est obligatoire dans tout kiosque où l’on offre des échantillons d’aliments. Cette station doit contenir du savon liquide, des serviettes en papier, un contenant distributeur, une surface surélevée pour déposer ce contenant et un seau de déversement pour l’eau (voir ci-dessous). Tous ces éléments peuvent être achetés facilement au magasin, comme chez Canadian Tire ou Walmart. Assurez-vous que votre station temporaire de lavage des mains est prête à l’utilisation avant l’ouverture du salon.
  • Des pratiques d’échantillonnage sécuritaire peuvent être suivies grâce à l’utilisation de quelques produits clés. Vous trouverez ci-dessous une liste des choses à faire et à ne pas faire d’après le type de produit proposé sous forme d’échantillon.
    • Liquides et sauces
      À faire : Utiliser des flacons compressibles ou des pompes pour distribuer le produit.
      À éviter : Laisser sur la table des bols de sauce ouverts ou non couverts, laisser les clients tremper eux-mêmes leurs aliments ou déposer à la cuillère les échantillons de sauces, ou laisser les échantillons à la disposition des clients afin qu’ils se servent eux-mêmes.
    • Aliments solides
      À faire : Toujours les garder couverts et mettre les aliments dans un contenant jetable avant de remettre un échantillon au client. 
      À éviter : Laisser sur la table des aliments non couverts, disposer les aliments plus près des clients que de vous ou laisser les échantillons à la disposition des clients afin qu’ils se servent eux-mêmes.
  • Certains articles utiles pour respecter les bonnes pratiques de la distribution d’échantillons alimentaires sont les flacons compressibles, les couvercles pour présentoirs à gâteaux et les pinces de service.

Pour aider nos exposants à se conformer aux règlements de TPH, des éviers avec eau chaude et froide à l’usage exclusif des exposants de la section Flavours ont été aménagés à l’extrémité nord du hall. Ces postes de lavage sont réservés au lavage de la vaisselle. Il ne s’agit pas d’un substitut pour la station temporaire de lavage des mains requise dans votre kiosque.

Santé Canada – Étiquetage lié aux allergènes

Pour se conformer aux règlements de Santé Canada, tout aliment offert en échantillon ou en vente doit être muni d’une étiquette énumérant clairement les ingrédients pour permettre aux consommateurs d’éviter les aliments auxquels ils sont allergiques ou sensibles. De plus, les échantillons et les produits offerts en vente doivent être étiquetés de façon cohérente (en conformité avec les règlements de Santé Canada) pour informer les consommateurs de la présence d’allergènes potentiels, de gluten et de sulfites.

Pour en savoir plus et obtenir la liste d’allergènes prioritaires, allez sur www.hc-sc.gc.ca/fn-an/label-etiquet/allergen/index-fra.php.

Exigences pour les exposants vendant de la viande, des produits laitiers et du poisson produit au Canada, mais à l’extérieur de l’Ontario

Le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada, en vigueur depuis le 15 janvier 2019, encadre la vente de viande, de produits laitiers et de poisson dans une province ou un territoire différent de son lieu de production. Si votre produit est fait au Canada, mais à l’extérieur de l’Ontario, votre contrat pour le salon est conditionnel à l’obtention d’une licence pour la salubrité des aliments au Canada (licence SAC) et à la confirmation de Melissa Lauzon, gestionnaire de l’exploitation principale : Melissa.Lauzon@informa.com.

Si vous n’avez pas encore de licence, veuillez suivre les étapes ci-dessous.

  1. Utilisez l’Outil interactif sur les licences SAC pour déterminer le type de licence nécessaire pour vendre vos produits en Ontario. À la deuxième page de l’outil, sélectionnez l’option « Vous fabriquez, transformez, traitez, conservez, classifiez, emballez ou étiquetez des aliments aux fins d’expédition ou de transport d’une province à une autre » et toutes les autres activités qui s’appliquent à vous.
  2. Répondez aux autres questions de l’outil pour savoir de quel type de licence vous avez besoin.
  3. Lisez la page Ce qu’il faut savoir avant de présenter une demande de licence pour la salubrité des aliments au Canada
  4. Lisez la page Conseils pour faciliter la demande de licence pour la salubrité des aliments au Canada
  5. Créez un compte Mon ACIA, si vous n’en avez pas déjà un.
  6. Faites une demande de licence sur le portail Mon ACIA. La licence, qui coûte 250 $, sera valide pour deux ans.
  7. Consultez vos courriels. Vous recevrez un message avec l’une des informations suivantes :
        Votre licence a été délivrée et est accessible dans le portail Mon ACIA; ou 
        Votre licence sera délivrée après une inspection de l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA). 
  8. Après avoir reçu votre licence SAC, envoyez-la à Melissa Lauzon, gestionnaire de l’exploitation principale, à l’adresse Melissa.Lauzon@informa.com. Votre contrat pour le salon est conditionnel à la réception de votre licence.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les licences SAC.

Veuillez noter que les exposants qui produisent leur viande, leurs produits laitiers et leur poisson en Ontario ne sont pas tenus d’avoir une licence pour vendre leurs produits en Ontario, mais peuvent tout de même en obtenir une s’ils le souhaitent.

Pour toute question, veuillez communiquer avec Melissa Lauzon à l’adresse Melissa.Lauzon@informa.com.

Paniers-cadeaux : lignes directrices

Nous aimerions rappeler aux exposants du salon One of a Kind que l’événement vise surtout à faire connaître les artisans et leurs créations. À ce titre, nous estimons que les paniers-cadeaux sont une excellente idée cadeau, pourvu qu’ils mettent en valeur le produit de l’exposant. Nous avons donc établi des critères pour les paniers-cadeaux que doit respecter tout exposant qui veut en vendre au salon.

Le contenant peut être fabriqué de tout matériau, mais nous préférons que l’on appuie les autres artisans du salon en utilisant un de leurs produits.

Le panier vendu au salon peut inclure un article supplémentaire que l’exposant n’a pas réalisé, mais il devrait être fourni par un autre exposant au salon si cela est possible. Par exemple, si l’on veut inclure une assiette en céramique, il faut en choisir une fabriquée par un exposant au salon.

Si l’exposant vend des produits alimentaires et veut inclure dans le panier un article qu’il ne réalise pas, il faut en choisir un parmi ceux créés par d’autres exposants au salon, s’il y est vendu.

TVH (taxe de vente harmonisée)

Si votre entreprise a généré un chiffre d’affaires de plus de 30 000 $ au cours de quatre trimestres consécutifs, vous êtes tenu de percevoir la TVH de 13 % du prix de vente du produit et de la remettre au gouvernement du Canada. Pour ce faire, il faut être inscrit auprès du gouvernement fédéral.

Si vous n’avez pas de numéro de TVH, vous pouvez en obtenir un en vous rendant sur le site Web de l’Agence du revenu du Canada.

Les résidents des autres provinces peuvent composer le 1-800-959-5525 pour toute question se rapportant à la perception de taxes.

Veuillez noter :

  • Il faut tenir votre fiche de numéro de TVH à portée de main, car si un client ou un agent d’impôt le demande, vous devrez la lui montrer.
  • Les affiches « NO HST » (pas de TVH) sont formellement interdites même en cas d’exemption de la TVH.
  • Les exigences pour la facturation de la TVH peuvent être source de confusion pour les consommateurs, qui peuvent ignorer que différentes règles peuvent s’appliquer. Si cela vous préoccupe, nous vous suggérons de préparer une affiche qui explique brièvement pourquoi vous facturez (ou ne facturez pas) la TVH.

Sacs publicitaires

Pour commander des sacs publicitaires fabriqués sur mesure pour votre entreprise, communiquez avec les fournisseurs ci-dessous qui proposent tous des options d’emballage réutilisable.

Progress LUV2PAK 
(Non accessible au public; vous devrez présenter votre permis d’entreprise et votre permis de vente, le cas échéant.)
20, chemin Tangiers, Toronto (Ontario)
Tél. 416-638-1221 ou 1-888-588-2725

Creative Bag
1100, chemin Lodestar, bureau 1, Toronto (Ontario)
Tél. 416-631-6444 ou 1-800-263-1418

Pour réduire encore plus l’utilisation de sacs en plastique, n’en donnez aux clients qu’après leur avoir demandé s’ils en veulent un.

Produits rembourrés et en peluche

Les exposants qui vendent des produits rembourrés et en peluche (comme des coussins, des jouets en peluche, etc.) doivent respecter la réglementation gouvernementale en vigueur.

Le 1er juillet 2019, le gouvernement de l’Ontario a retiré le règlement sur les produits rembourrés et en peluche qui était présent dans la Loi de 2000 sur les normes techniques et la sécurité. Cela signifie que le règlement sur les articles rembourrés (Upholstered and Stuffed Articles Program for Home Hobby/Craft Operators) n’est plus en vigueur. Les produits rembourrés et en peluche vendus en Ontario demeurent toutefois soumis aux lois fédérales, comme la Loi canadienne sur la sécurité des produits de consommation et la Loi sur l’étiquetage des textiles. Pour en savoir plus et pour vous assurer d’agir en conformité avec ces lois, veuillez consulter ce site Web (en anglais seulement) : https://www.tssa.org/en/upholstered-stuffed-articles/upholstered-and-stuffed-articles.aspx

Terminal de carte de crédit ou de débit

Les systèmes suivants sont les plus communément utilisés par les exposants :

Moneris : moneris.com
Square : squareup.com/ca

Besoin de soutien avec Square pendant le salon OOAK?

Il existe plusieurs manières d’obtenir le soutien dont vous avez besoin avec Square. Avant tout, assurez-vous d’utiliser la plus récente version de l’application. Voici quelques ressources pratiques si vous avez besoin d’aide pendant le salon :

le 1-855-809-9000.

  • Vous pouvez communiquer par message privé sur Twitter et Facebook (@SqSupportCa). Veuillez toutefois noter que le service à la clientèle n’est PAS offert sur Instagram. Les médias sociaux sont la manière la plus efficace d’entrer en contact avec le soutien à la clientèle pendant la fin de semaine.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le lecteur de cartes à puce et NIP et de cartes sans contact.

Style de communication inclusif

Pensez à employer un vocabulaire inclusif pour accueillir les personnes qui se présentent à votre kiosque. Voici un guide pour bien les accueillir (en anglais) : https://www.tonilatour.com/hello-there/